En udvalgsformand i en kommune havde anmodet Indenrigsministeriet om en udtalelse om, hvorvidt et kommunalbestyrelsesflertal lovligt kunne påtvinge et stående udvalg at benytte en bestemt person som sekretær for udvalget. Efter den pågældende udvalgsformands opfattelse burde afgørelsen om sekretærbistand træffes af det stående udvalg selv.
Indenrigsministeriet udtalte, at borgmesteren efter § 31, stk. 2, 1. punktum, i lov om kommunernes styrelse [senere ændret til § 31, stk. 3, 1. pkt.] har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Indenrigsministeriet havde i et svar til Folketingets Kommunaludvalg af 18. maj 1983 udtalt, at det fulgte af denne regel, at borgmesteren var beføjet til at træffe beslutning om, hvilken sekretærbistand der skulle stilles til rådighed for de stående udvalg.
Ministeriet udtalte dog yderligere i svaret, at det stående udvalg om fornødent kunne indbringe spørgsmålet for kommunalbestyrelsen, der havde det overordnede ansvar for hele den kommunale organisation. Det fremgik heraf, at spørgsmålet om sekretærbistand til et stående udvalg efter ministeriets opfattelse i sidste instans kunne afgøres af kommunalbestyrelsen, fordi denne havde ansvaret for den kommunale organisation, jf. § 2, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, hvorefter kommunens anliggender styres af kommunalbestyrelsen. Der var her navnlig tænkt på den situation, hvor borgmester og udvalg var uenige om, hvem der skulle være sekretær for udvalget. I en sådan situation ville også borgmesteren kunne indbringe spørgsmålet for kommunalbestyrelsen i medfør af § 31 a, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse. Selv om borgmester og udvalg var enige, ville spørgsmålet om sekretærbistand kunne indbringes for kommunalbestyrelsen af et kommunalbestyrelsesmedlem, der i medfør af § 11, stk. 1, 1. punktum, i lov om kommunernes styrelse kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for kommunalbestyrelsen. Indbringelsesretten efter § 11 omfattede også formalitetsspørgsmål som f.eks. sekretærbistand til de stående udvalg.
Efter § 11, stk. 1, 2. punktum, i lov om kommunernes styrelse er udvalgene og borgmesteren - med de begrænsninger, som er fastsat i lovgivningen - i enhver henseende undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. § 31, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse gav ikke borgmesteren nogen selvstændig, af kommunalbestyrelsen uafhængig, kompetence, men gav alene borgmesteren ret til at træffe afgørelser om administrationens forhold, så længe kommunalbestyrelsen ikke havde truffet nogen beslutning om det pågældende forhold. Derimod måtte reglen i § 20, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse, hvorefter udvalgene kan tillade personer, der er ansat i kommunens tjeneste, at overvære møderne med henblik på varetagelse af sekretariatsfunktioner m.v. for udvalget, medføre, at det er udvalget selv, der afgør, om en kommunalt ansat kan være til stede på mødet, herunder også den kommunalt ansatte, som kommunalbestyrelsen har udpeget til sekretær for udvalget.
I en situation, hvor kommunalbestyrelsen havde truffet beslutning vedrørende sekretærfunktionen, havde udvalget ikke kompetence til at træffe en modstående beslutning.
Efter ministeriets opfattelse var kommunalbestyrelsens beslutning om sekretærbistand for udvalget således en lovlig kommunalbestyrelsesbeslutning, som udvalget og borgmesteren var forpligtet at rette sig efter, jf. § 11, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. Udvalget kunne dog i medfør af § 20, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse beslutte, at den person, som kommunalbestyrelsen havde udpeget som sekretær for udvalget, ikke skulle have tilladelse til at være til stede på udvalgets møder. Udvalget (i den pågældende sag kulturudvalget) måtte også kunne beslutte, at en ledende skoleinspektør (den person, som udvalget havde ønsket foreløbig varetog sekretærfunktionen) kunne være til stede, uanset at vedkommende ikke kunne udøve sekretærfunktioner, såfremt udvalget fandt, at der i øvrigt var en saglig begrundelse for den pågældendes tilstedeværelse, jf. ordene "m.v." i § 20, stk. 3. Udvalget var imidlertid forpligtet til at rette sig efter kommunalbestyrelsens beslutning vedrørende sekretariatsbistand ved sagernes ekspedition i forvaltningen og også uden for udvalgets møder.
Indenrigsministeriets brev af 14. juni 1984 til en udvalgsformand i en kommune
- 1.k., j.nr. 1984/1079/1602-2