Et tilsynsråd havde anmodet om en generel udtalelse om aktindsigt i kommunale talepapirer, herunder borgmesterens talepapirer til brug for kommunalbestyrelsens offentlige spørgetid og formanden for teknisk udvalgs talepapirer til brug for en sags behandling i kommunalbestyrelsen.
Henvisningerne i Indenrigsministeriets udtalelse af 27. juli 1993 er til den dagældende offentlighedslov, jf. lov nr. 572 af 19. december 1985 som ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991. En ny offentlighedslov er trådt i kraft pr. 1. januar 2014, jf. lov nr. 606 af 12. juni 2013 (se nu lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020).
Indenrigsministeriet udtalte:
Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen. Jf. nærmere offentlighedslovens § 5, stk. 1, nr. 1 (nu § 7, stk. 1).
Er talepapiret udarbejdet af forvaltningen, tilhører det en sag, uanset om det konkret benyttes. Dokumentet vil i så fald som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedsloven.
Er talepapiret udarbejdet af taleren selv til støtte for dennes personlige indlæg i en debat eller lignende, vil dokumentet efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke tilhøre sagen og kan derfor ikke anses for omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder, uanset om talepapiret anvendes under et kommunalbestyrelsesmøde, et udvalgsmøde eller en kommunalbestyrelses offentlige spørgetid, og uanset om talepapiret anvendes af borgmesteren, en udvalgsformand eller et menigt medlem af kommunalbestyrelsen.
Har forvaltningen oprindeligt udarbejdet udkast til et talepapir til f.eks. borgmesteren, og har denne efterfølgende ændret i talepapiret, vil talerens ændrede eksempler ikke være omfattet af retten til aktindsigt.
Såfremt taleren derimod efterfølgende lader sit talepapir overgive til forvaltningen, vil dokumentet være at anse som en del af sagen og derfor som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt.
Et talepapir må imidlertid i almindelighed anses for at være et internt arbejdsdokument, som er undtaget fra retten til aktindsigt. Dokumentet fortaber dog sin interne karakter, såfremt det udleveres til udenforstående, f.eks. til pressen. Jf. nærmere offentlighedslovens § 7( nu § 23).
Et talepapir kan endvidere - uanset sin interne karakter - indeholde oplysninger, som gør, at det alligevel omfattes (helt eller delvist) af adgangen til aktindsigt. Dette gælder f.eks. i tilfælde, hvor talepapiret indeholder oplysninger om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, og som ikke fremgår af dokumenter, som er undergivet aktindsigt efter de almindelige regler i offentlighedsloven, jf. nærmere offentlighedslovens § 11, stk. 1 (nu § 28). Såfremt talepapiret indeholder oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, og som er nedfældet direkte i talepapiret, vil dokumentet retteligt kunne anses som et notat affattet i henhold til offentlighedslovens § 6, stk. 1 (nu § 13, stk. 1). I så fald vil dokumentet efter offentlighedslovens § 8, nr. 2 (nu § 26, nr. 2) uanset sin interne karakter være omfattet af adgangen til aktindsigt, såfremt dokumentet alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedslovens § 6 (nu § 13).
Indenrigsministeriets skrivelse af 27. juli 1993 til et tilsynsråd
- 4.k.kt., j.nr.: 1993/122/200-2
Udtalt, at den virksomhed, som kommunalbestyrelsen udover under en vedtaget spørgetid, må anses for en kommunal forvaltningsvirksomhed, og at forvaltningsretlige regler, herunder offentlighedsloven og forvaltningsloven, derfor også må gælde for den virksomhed, der foregår i spørgetiden.
Endvidere udtalt, at det afgørende for, hvorvidt et kommunalbestyrelsesmedlems talepapir er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, er, om talepapiret har været undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med en forvaltningsmyndigheds virksomhed, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt.
Et talepapir, der er udarbejdet af forvaltningen, vil derfor under alle omstændigheder være omfattet af reglerne om aktindsigt. Et sådant talepapir må imidlertid i almindelighed anses for at være et internt arbejdsdokument, som er undtaget fra retten til aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 7. Talepapiret fortaber dog sin interne karakter, såfremt det udleveres til udenforstående, f.eks. til pressen.
Et talepapir, som er udarbejdet af kommunalbestyrelsesmedlemmet selv til støtte for medlemmets personlige indlæg i en debat eller lignende, og som ikke overgives til forvaltningen, vil derimod ikke kunne anses for at tilhøre en sag og derfor heller ikke for omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder, uanset om talepapiret anvendes under et kommunalbestyrelsesmøde, et udvalgsmøde eller en kommunalbestyrelses offentlige spørgetid, og uanset om talepapiret anvendes af borgmesteren, en udvalgsformand eller et menigt medlem af kommunalbestyrelsen.
Da et sådant talepapir således ikke tilhører en sag, jf. offentlighedslovens § 5, stk. 1, vil det ikke kunne anses for at være omfattet af retten til aktindsigt, fordi det udleveres til f.eks. en journalist.
Overgiver taleren derimod et sådant talepapir til forvaltningen, vil dokumentet være at anse som en del af en sag og vil - da det ikke kan anses for at være internt - som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt.
Indenrigsministeriets brev af 18. oktober 1993 til en borgmester
- 4. k.kt. J.nr. 1993/122/200-2