To lokale dagblade klagede over, at en kommune havde nægtet dem aktindsigt i en PC-diskette, der indeholdt baggrundsmaterialet vedrørende en borgerundersøgelse til en offentliggjort rapport udarbejdet for kommunen af Kommunedata.
Diskettens formål var at give kommunen mulighed for at krydse forskellige svar anderledes, end de var blevet i Kommunedatas analyserapport. Kommunen havde ikke gjort brug af PC-disketten. Diskettens indhold var kodet således, at indholdet ikke umiddelbart gav mening.
Udtalt, at adgangen til aktindsigt omfatter en sags dokumenter. Dette udtryk –
dokumenter – skal forstås i meget vid betydning. F.eks. kan modeller, lydbånd, film, videooptagelser og lignende være omfattet af dokumentbegrebet. Det, at der er tale om en diskette, kan således ikke i sig selv føre til at undtage dokumentet fra aktindsigt.
Endvidere udtalt, at der hverken i selve offentlighedslovens § 4 eller forarbejderne hertil er belæg for at antage, at det forhold, at diskettens indhold i sig selv er intetsigende - fordi dataindholdet består af koder, der kræver edb-behandling for at få et brugbart materiale - kan medføre, at et dokument kan undtages fra adgangen til aktindsigt.
Indenrigsministeriet fandt således ikke, at spørgsmålet om, hvorvidt det dokument, der meddeles aktindsigt i, er umiddelbart forståeligt eller anvendeligt for den, der har begæret aktindsigt, har betydning for vurderingen af, om aktindsigtsbegæringen skal imødekommes.
Det afgørende for at få aktindsigt efter offentlighedslovens regler er, at materialet, der ønskes aktindsigt i, tilvejebringes og opbevares af myndigheden som led i administrativ sagsbehandling. I tilfælde, hvor materialet tilvejebringes i andet øjemed end administrativ sagsbehandling – f.eks., hvor fremstillingen af materialet er målet i sig selv, såsom produktion af undervisningsmaterialer, bøger, film, radio o.s.v. – er materialet ikke omfattet af offentlighedsloven.
Indenrigsministeriet fandt, at om end fremstillingen af rapporten for kommunen formentlig har været et (del)mål i sig selv, må det materiale, kommunen er i besiddelse af vedrørende borgerundersøgelsen, antages at være omfattet af offentlighedsloven, da oplysninger fra borgerundersøgelsen er egnede til at indgå i kommunens løbende overvejelser om bl.a. serviceniveauet på de centrale kommunale serviceområder, borgerundersøgelsen omhandlede.
Formålet med disketten var at give kommunen mulighed for at krydse forskellige svar anderledes end gjort i rapporten. Da materialet derfor ikke kunne antages blot at være til opbevaring eller til teknisk bearbejdning såsom stempling og lignende, fandt Indenrigsministeriet ikke grundlag for at antage, at materialet ikke var indgået til kommunen som led i administrativ sagsbehandling. Offentlighedslovens § 4 forudsætter ikke, at disketten konkret har været undergivet aktiv sagsbehandling, før den er omfattet af retten til aktindsigt.
Indenrigsministeriet udtalte endvidere, at offentlighedslovens § 5, stk. 2, efter
ministeriets opfattelse ikke fandt anvendelse, idet der ikke var tale om oplysninger i registre eller andre systematiske fortegnelser, som er bestemmelsens anvendelsesområde.
Den omhandlede diskette var efter Indenrigsministeriets opfattelse derfor et dokument, der var undergivet aktindsigt i medfør af § 4 i offentlighedsloven.
Indenrigsministeriets brev af 19. februar 1998 til et tilsynsråd
– 4. k.kt. j.nr. 1997/1220/445-1