Generelt udtalt, at § 20, stk. 4, 1. pkt., i lov om kommunernes styrelse giver et udvalg adgang til at tillade, at ansatte overværer udvalgsmøder. Ud over varetagelsen af sekretariatsfunktioner kan kommunalt ansattes overværelse af udvalgsmøder være begrundet i udvalgets ønske om at modtage oplysninger, mundtlige redegørelser og lignende.
Efter Indenrigsministeriets opfattelse er det en betingelse for, at udvalget kan tillade kommunalt ansatte at overvære et udvalgsmøde, at de pågældende personers tilstedeværelse i forhold til de enkelte sager på mødet er konkret begrundet i udvalgets ønske om varetagelse af sekretariatsfunktioner eller i udvalgets ønske om modtagelse af oplysninger, mundtlige redegørelser og lignende.
Principielt vil det således i forhold til sagerne på hvert enkelt udvalgsmøde skulle vurderes, om betingelserne for at tillade kommunalt ansatte at overvære udvalgenes møder er opfyldt.
For så vidt angår kommunalt ansatte, der skal varetage generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, vil der dog ifølge sagens natur være en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, således at der ikke er behov for en konkret vurdering af, hvorvidt de pågældende opfylder betingelserne for at overvære møderne.
Et udvalg vil derfor kunne meddele kommunalt ansatte, der skal varetage generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, typisk en udvalgssekretær og/eller protokolfører, en generel tilladelse til at overvære udvalgsmøderne. En bestemmelse herom vil således også kunne optages i udvalgets forretningsorden.
Kommunalt ansatte, der ikke varetager generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, vil derimod efter Indenrigsministeriets opfattelse kun kunne meddeles tilladelse til at overvære udvalgets møder i det omfang, tilstedeværelsen er begrundet i en sags oplysning, dvs. i det omfang de pågældende har en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet.
Afhængigt af den enkelte kommunes udvalgs- og forvaltningsmæssige struktur kan et udvalgs sagsområder omfatte en eller flere forvaltningsgrene eller -afdelinger.
Hvis der kun er én forvaltningsgren eller –afdeling, vil udvalget efter ministeriets opfattelse kunne meddele en generel tilladelse til, at lederen heraf (typisk en forvaltningsdirektør) overværer udvalgets møder.
Henhører der under et udvalg flere forvaltningsgrene eller –afdelinger, vil lederne af de pågældende forvaltningsgrene eller –afdelinger efter ministeriets opfattelse kun kunne meddeles tilladelse til at overvære behandlingen af de sager, der – direkte eller indirekte – vedrører eller berører vedkommendes forvaltningsgren eller –afdeling. Dog vil en af lederne kunne tilknyttes udvalget som udvalgssekretær og dermed kunne meddeles generel tilladelse til at overvære udvalgets møder.
Bortset fra tilfælde, hvor en leder af en forvaltningsgren eller –afdeling generelt fungerer som udvalgssekretær, vil en leder af en forvaltningsgren eller –afdeling således ikke kunne være til stede under et udvalgsmøde, hvis der ikke på mødet er sager, der vedrører eller berører den pågældendes forvaltningsgren eller -afdeling. Tilsvarende gælder, at lederen af en forvaltningsgren eller –afdeling kun vil kunne overvære dele af et udvalgsmøde, hvis udvalgsmødet kun delvist indeholder dagsordenspunkter vedrørende den pågældendes forvaltningsgren eller –afdeling, eller hvis den pågældendes tilstedeværelse alene er begrundet i hensynet til oplysning af visse af sagerne på udvalgsmødet.
Det følger af det ovenfor anførte, at den nærmere afgrænsning af, hvilke embedsmænd der kan overvære alle udvalgets møder eller kun enkelte møder eller enkelte dagsordenspunkter, efter Indenrigsministeriets opfattelse må bero på indretningen af kommunens udvalgs- og forvaltningsstruktur samt de enkelte sagers indhold.
Den konkrete sag omhandlede spørgsmålet om, hvorvidt det kunne fastsættes i forretningsordenen for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets direktion overværer udvalgets møder, medmindre udvalget bestemmer andet.
Indenrigsministeriet udtalte, at såfremt Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens direktion, der består af en direktør og tre vicedirektører, har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, er udvalget ikke afskåret fra generelt at tillade, at de pågældende overværer udvalgsmøderne.
Indenrigsministeriets brev af 16. maj 2000 til et kommunalbestyrelsesmedlem
– 1. k.kt. j.nr. 1999/1072/101-2