Generelt udtalt, at enhver med de undtagelser, der er nævnt i §§ 7-14, efter offentlighedslovens § 4, stk. 1 kan forlange aktindsigt i dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med dennes virksomhed. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om forretningsforhold, for så vidt disse er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, jf. offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2.
Endvidere udtalt, at bestemmelsen i § 12, stk. 1, nr. 2, kun er anvendelig, hvis indrømmelse af aktindsigt efter en konkret afvejning må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der – typisk af konkurrencegrunde - påføres den pågældende person eller virksomhed skade, navnlig et økonomisk tab af væsentlig betydning.
For at godtgøre, at der er grundlag for at anvende undtagelsesbestemmelsen i § 12, stk. 1, nr. 2, vil det være nødvendigt at foretage en konkretisering af, hvilke økonomiske skadevirkninger for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, der er tale om, og det skal fremgå, hvorledes det økonomiske tab vil eller kan indtræde som en følgevirkning af, at begæringen om aktindsigt imødekommes.
Hensynet til den pågældende virksomheds drifts- eller forretningsforhold skal således i den enkelte sag være konkretiseret og underbygget, og det skal være undersøgt, hvilke skadevirkninger der vil være forbundet med at give aktindsigt.
Det er ikke tilstrækkeligt blot at henvise til undtagelsesbestemmelsens ordlyd eller generelt at henvise til konkurrencemæssige grunde eller tilsvarende abstrakte angivelser af beskyttelsesbehovet.
Den konkrete stillingtagen vil normalt forudsætte, at den virksomhed, oplysningen vedrører, bliver hørt. Det er dog ikke tilstrækkeligt til at undtage oplysninger, at virksomheden udtaler sig imod en udlevering. Det kræves, at der er sandsynliggjort en tilstrækkelig skadesrisiko.
Når der er indhentet en udtalelse fra den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen om aktindsigt imødekommes, skal udtalelsen indgå som et blandt flere momenter i myndighedens konkrete vurdering af, hvorvidt oplysningerne kan undtages fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 12.
I den foreliggende konkrete sag, der vedrørte en amtskommunes afslag på anmodning om aktindsigt i forretningsmæssige aftaler mellem et forsorgshjem og de firmaer, der fik udført arbejdsopgaver på hjemmet, blev afslag givet alene med henvisning til, at de rekvisitioner og fakturaer, der lå til grund for aftalerne, indeholdt forretningshemmeligheder for de pågældende firmaer.
Indenrigs- og Sundhedsministeriet fandt ikke på det foreliggende grundlag, at dokumenterne indeholdt oplysninger, som efter en konkret vurdering kunne begrunde et afslag på aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2.
Ministeriet bemærkede i den forbindelse, at offentliggørelse af oplysninger om, at en bestemt virksomhed entrerer med forsorgshjemmet, samt offentliggørelse af oplysninger om, hvilke ordrer virksomheden har afgivet til forsorgshjemmet og prisen herfor, ikke i sig selv skabte en formodning for, at virksomhedens konkurrenceevne ville lide skade og dermed påføre virksomheden et økonomisk tab af væsentlig betydning.
Endvidere fandt ministeriet, at amtskommunens angivelse af de hensyn, der begrundede afslaget på aktindsigt i rekvisitionerne og fakturaerne, var generelt formuleret. Det var således ikke konkretiseret, hvorledes det økonomiske tab for virksomhederne ville eller kunne indtræde som følgevirkning af, at der meddeltes aktindsigt, samt at denne økonomiske skadevirkning ville være af væsentlig betydning for de pågældende virksomheder.
Herudover fandt ministeriet, at amtskommunen i forbindelse med meddelelse af afslag på aktindsigt burde have taget stilling til, hvorvidt der var oplysninger i de pågældende dokumenter, som ikke var omfattet af offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2, og som den pågældende derfor burde have været gjort bekendt med, jf. offentlighedslovens § 12, stk. 2.
Endvidere udtalt, at et afslag på aktindsigt er en afgørelse efter forvaltningsloven. Afslaget skal således ifølge forvaltningslovens § 22 være ledsaget af en begrundelse. Begrundelsen skal indeholde en henvisning til de regler i offentlighedsloven, der i den pågældende sag giver hjemmel til at begrænse retten til aktindsigt, jf. forvaltningslovens § 24, stk. 1, 1. pkt. I det omfang afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen, jf. forvaltningslovens § 24, stk. 1, 2. pkt.
Ministeriet fandt ikke, at amtskommunens afslag på aktindsigt opfyldte kravene til begrundelse i forvaltningslovens § 24. Ministeriet lagde herved bl.a. vægt på, at amtskommunens begrundelse ikke indeholdt en henvisning til de regler i offentlighedsloven, der gav hjemmel til at begrænse retten til aktindsigt.
Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 14. april 2003 til en amtskommune
– 2.k.kt.j.nr. 2003-2220/042-1