Rigsarkivet anmodede blandt andet Indenrigs- og Sundhedsministeriet om en udtalelse om, hvorvidt kommunerne havde ret til at erstatte kommunalbestyrelsens beslutningsprotokol med en elektronisk protokol, hvor medlemmernes underskrifter scannes ind.
Rigsarkivet stillede dette spørgsmål på baggrund af, at Statens Arkiver arbejdede på en samlet revision af bestemmelserne om bevaring og kassation af de primærkommunale arkiver, at det fremgik af de eksisterende bestemmelser om bevaring af kommunernes papirarkivalier – bekendtgørelse nr. 640 af 27. juni 2001 – at forhandlings- og beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsen samt for udvalg, nævn og råd nedsat af kommunalbestyrelsen skulle bevares, og at de nye bestemmelser ønskedes udformet således, at de fortsat sikrede bevaring heraf, uanset at materialet eventuelt ikke længere forefandtes i papirform.
Indenrigs- og Sundhedsministeriet meddelte Rigsarkivet, at lov om kommunernes styrelse ikke indeholder nogen bestemmelser om beslutningsprotokollens indretning, men det er forudsat, at protokollen indrettes og føres således, at protokollens beviskraft ikke kan drages i tvivl, herunder at det ikke er muligt at foretage ændringer i det indførte, uden at dette kan konstateres. For at undgå tvivl om ægtheden af protokollens udvisende skal rettelser ske ved tilføjelse til protokollen.
Indenrigs- og Sundhedsministeriet meddelte endvidere, at lov om kommunernes styrelse efter ministeriets opfattelse ikke var til hinder for, at beslutningsprotokollen lagres på betryggende måde på elektronisk medium. Det er imidlertid en forudsætning herfor, at den elektroniske lagring sker på en sådan måde, at protokollens beviskraft ikke kan drages i tvivl, herunder at foretagne ændringer kan konstateres, og at protokollen som krævet i lov om kommunernes styrelse har været underskrevet af kommunalbestyrelsens medlemmer, eventuelt således at medlemmernes underskrifter scannes ind.
Indenrigs- og Sundhedsministeriet bemærkede for god ordens skyld, at der ikke i lov om kommunernes styrelse findes regler om udarbejdelse af forhandlingsprotokoller.
Indenrigs- og Sundhedsministeriet tilføjede, at ministeriet alene havde taget stilling til kravene i lov om kommunernes styrelse, og ikke i anden lovgivning, til beslutningsprotokollens indretning og opbevaring.
Bekendtgørelse nr. 640 af 27. juni 2001 er efterfølgende erstattet af bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne.
Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 25. maj 2004 til Rigsarkivet
- 1. kommunekontor, j.nr. 2004-2011-27