Justitsministeriet har udtalt sig om betydningen af forvaltningslovens tavshedspligtsbestemmelser for kommunalbestyrelsesmedlemmer, herunder særligt ved kommunalbestyrelsesmedlemmers anvendelse af deres kommunale mailadresser.
Justitsministeriet har bl.a. udtalt, at forvaltningslovens § 27, stk. 1, om tavshedspligt også gælder for personer, der virker på baggrund af offentlige valg, beskikkelse eller borgerligt ombud, at tavshedspligten kun omfatter fortrolige oplysninger, som personer, der virker eller har virket i den offentlige forvaltning, har fået kendskab til ved udøvelsen af deres virksomhed, samt at fortrolige oplysninger, der er modtaget af kommunalbestyrelsesmedlemmet som led i dennes hverv, ikke uberettiget må videregives til andre.
Justitsministeriet har endvidere udtalt, at er de fortrolige oplysninger modtaget som led i kommunalbestyrelsesmedlemmets hverv og underlagt tavshedspligt, vil der næppe være tale om en uberettiget videregivelse og dermed et brud herpå, hvis kommunalbestyrelsesmedlemmet svarer på en e-mail fra en borger, som indeholder fortrolige oplysninger om den pågældende borger, når borgeren frivilligt har videregivet disse til kommunalbestyrelsesmedlemmet som led i sin henvendelse.
Justitsministeriet har herudover udtalt, at de almindelige regler om tavshedspligt må antages at indebære en pligt for offentlige myndigheder til – f.eks. gennem fastsættelse af retningslinjer om brug af private e-mails – at sikre sig mod indirekte videregivelse af fortrolige oplysninger, herunder at e-mails med fortrolige oplysninger ikke sendes på en usikker forbindelse.
Justitsministeriet har i den forbindelse bemærket, at ovenstående ikke er til hinder for videresendelse af ikke-fortrolige oplysninger på en usikker emailforbindelse. Det kan i den forbindelse anbefales eksempelvis at starte en ny mailtråd frem for at trykke besvar af den tidligere fremsendte e-mail (hvis den tidligere fremsendte e-mail indeholder fortrolige oplysninger).
Justitsministeriet har afslutningsvis bemærket, at Justitsministeriet ikke herved har taget stilling til, hvilke nærmere tekniske sikkerhedskrav der i denne sammenhæng skal stilles til kryptering af e-mails, som indeholder fortrolige oplysninger, herunder om det er samme sikkerhedskrav som efter databeskyttelsesforordningen.
Indenrigs- og Boligministeriets brev af 20. april 2021 til KL
- Forvaltningsjura, j.nr. 2018-467
Justitsministeriets brev af 26. november 2020 (sagsnr. 2020-7601-0048) til Indenrigs- og Boligministeriet
Brevet kan ses i sammenhæng med det daværende Økonomi- og Indenrigsministeriums brev af 16. april 2019 om kommunalbestyrelsesmedlemmers forpligtelse til at videresende henvendelser til forvaltningen.